Xử lý dữ liệu cá nhân

Đây là bản thảo. Tài liệu do đội sản phẩm soạn nhằm mô tả trung thực cách hệ thống xử lý dữ liệu, chưa qua rà soát pháp lý và chưa phải phụ lục hợp đồng có hiệu lực. Cần luật sư kiểm tra trước khi ký kết. Nếu bạn cần bản phụ lục xử lý dữ liệu để ký, hãy liên hệ với chúng tôi.

Trang này dành cho khách hàng doanh nghiệp cần biết chính xác Chat Tự Động xử lý dữ liệu cá nhân thay mặt mình như thế nào — tương đương một phụ lục xử lý dữ liệu, viết theo khung của Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

1. Vai trò của hai bên

Bạn là bên kiểm soát dữ liệu. Bạn quyết định thu thập dữ liệu gì từ khách hàng cuối, dùng vào việc gì và giữ bao lâu. Nghĩa vụ thông báo và lấy sự đồng ý của khách hàng cuối thuộc về bạn.

Chúng tôi là bên xử lý dữ liệu. Chúng tôi chỉ xử lý theo hướng dẫn của bạn — mà cụ thể ở đây là những gì bạn cấu hình trong bảng điều khiển và gọi qua API.

Riêng với dữ liệu tài khoản của chính bạn (họ tên, email, thông tin thanh toán), chúng tôi là bên kiểm soát và xử lý theo Chính sách quyền riêng tư.

2. Phạm vi xử lý

Đối tượng xử lý: Dữ liệu cá nhân xuất hiện trong hội thoại giữa khách hàng cuối và trợ lý AI, trong tài liệu bạn đưa vào kho kiến thức, và trong tài khoản nhân viên bạn tạo trên hệ thống.
Loại dữ liệu: Chủ yếu là dữ liệu cá nhân cơ bản: họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ giao hàng, định danh người dùng trên nền tảng nhắn tin, cùng nội dung tin nhắn do khách hàng cuối chủ động cung cấp.
Chủ thể dữ liệu: Khách hàng cuối của bạn và nhân viên của bạn sử dụng hệ thống.
Mục đích xử lý: Chỉ để cung cấp dịch vụ theo hướng dẫn của bạn: sinh câu trả lời, duy trì mạch hội thoại, chuyển hội thoại cho nhân viên, thống kê sử dụng và tính phí.
Thời hạn xử lý: Trong suốt thời gian hợp đồng còn hiệu lực, cộng thêm khoảng thời gian hợp lý để bạn xuất dữ liệu sau khi chấm dứt.

3. Dữ liệu hội thoại thuộc về bạn

Toàn bộ nội dung hội thoại, tài liệu trong kho kiến thức và cấu hình trợ lý là tài sản của bạn. Chúng tôi không giành quyền sở hữu, không dùng để huấn luyện mô hình dùng chung, và không chia sẻ cho khách hàng khác dưới bất kỳ hình thức nào.

Bạn xuất được dữ liệu bất cứ lúc nào qua API — không cần xin phép, không phải trả phí xuất dữ liệu, không bị khoá chân bằng định dạng độc quyền.

4. Nơi lưu trữ và chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Mặc định, dữ liệu ở trạng thái lưu trữ nằm trên hạ tầng do chúng tôi quản lý. Nếu bạn chọn mô hình AI của nhà cung cấp nước ngoài, nội dung câu hỏi cùng các đoạn tài liệu liên quan sẽ được gửi ra hạ tầng của nhà cung cấp đó để sinh câu trả lời — đây là hoạt động chuyển dữ liệu ra nước ngoài và bạn cần cân nhắc nghĩa vụ tương ứng theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP.

Tuỳ chọn chỉ lưu trữ tại Việt Nam: với đơn vị không được để dữ liệu rời lãnh thổ, chúng tôi có phương án dùng mô hình mã nguồn mở do chúng tôi tự vận hành trên hạ tầng đặt trong nước. Khi bật phương án này, nội dung hội thoại không được gửi tới nhà cung cấp mô hình nước ngoài.

Lưu ý: các kênh nhắn tin (Zalo, Meta, WhatsApp, Telegram…) tự vận hành hạ tầng riêng của họ. Việc tin nhắn đi qua hạ tầng đó nằm ngoài phạm vi kiểm soát của chúng tôi và tuân theo điều khoản của từng nền tảng.

5. Khoá của nhà cung cấp mô hình

Khi bạn dùng khoá API riêng của mình, khoá được mã hoá trước khi lưu vào cơ sở dữ liệu và không bao giờ hiển thị lại nguyên văn trên giao diện hay trong nhật ký. Chúng tôi chỉ giải mã tại thời điểm gọi mô hình theo yêu cầu của bạn.

Bạn thu hồi hoặc thay khoá lúc nào cũng được. Khi gỡ khoá, hệ thống quay lại dùng mô hình do chúng tôi cung cấp và trừ tiền từ ví.

6. Cam kết của chúng tôi

Chỉ xử lý theo hướng dẫn của bạn: Chúng tôi không tự ý dùng dữ liệu cá nhân trong hội thoại của bạn cho mục đích riêng. Không phân tích để bán quảng cáo, không huấn luyện mô hình dùng chung, không chia sẻ cho bên khác ngoài các bên xử lý phụ đã công bố.
Bảo mật ở mức phù hợp: Mã hoá đường truyền, mã hoá khi lưu với thông tin nhạy cảm, băm mật khẩu, cách ly dữ liệu giữa các tổ chức ở tầng cơ sở dữ liệu, giới hạn quyền truy cập nội bộ theo nguyên tắc tối thiểu cần thiết và ghi nhật ký truy cập.
Ràng buộc nhân sự: Người trong đội chỉ truy cập dữ liệu khách hàng khi cần xử lý sự cố hoặc theo yêu cầu hỗ trợ từ chính bạn, và chịu ràng buộc bảo mật.
Hỗ trợ bạn đáp ứng quyền của chủ thể dữ liệu: Khi khách hàng cuối của bạn yêu cầu xem, sửa hoặc xoá dữ liệu, chúng tôi cung cấp công cụ và hỗ trợ kỹ thuật để bạn thực hiện trong thời hạn luật định.
Thông báo khi có sự cố: Nếu xảy ra sự cố an toàn ảnh hưởng tới dữ liệu cá nhân bạn giao cho chúng tôi, chúng tôi thông báo cho bạn không chậm trễ kèm phạm vi ảnh hưởng và biện pháp khắc phục, để bạn kịp thực hiện nghĩa vụ thông báo của mình.
Trả lại hoặc xoá dữ liệu: Khi hợp đồng chấm dứt, bạn xuất dữ liệu qua API hoặc yêu cầu chúng tôi bàn giao. Sau thời gian chờ, dữ liệu được xoá khỏi hệ thống, trừ phần buộc phải lưu theo quy định kế toán và pháp luật.

7. Bên xử lý phụ

Để vận hành dịch vụ, chúng tôi sử dụng một số bên thứ ba. Danh sách theo nhóm chức năng như sau; khách hàng gói Doanh nghiệp có thể yêu cầu danh sách chi tiết theo tên nhà cung cấp khi ký hợp đồng.

Nhóm	Mục đích	Dữ liệu liên quan
Nhà cung cấp mô hình AI cloud	Sinh câu trả lời khi bạn chọn mô hình cloud	Nội dung câu hỏi và đoạn tài liệu liên quan được gửi kèm
Nền tảng nhắn tin	Nhận và gửi tin nhắn trên kênh bạn đã kết nối	Nội dung tin nhắn và định danh người dùng trên kênh đó
Nhà cung cấp hạ tầng máy chủ và lưu trữ	Vận hành ứng dụng, cơ sở dữ liệu, lưu tệp tài liệu	Toàn bộ dữ liệu ở trạng thái lưu trữ
Đối tác đối soát thanh toán	Ghi nhận giao dịch nạp tiền qua chuyển khoản và VietQR	Thông tin giao dịch, mã đối soát
Dịch vụ gửi email giao dịch	Gửi email xác thực, cảnh báo số dư, thông báo sự cố	Địa chỉ email và nội dung thông báo

8. Phần thuộc trách nhiệm của bạn

Thông báo và lấy sự đồng ý của khách hàng cuối trước khi thu thập dữ liệu cá nhân của họ qua kênh chat.
Cho khách hàng cuối biết họ đang trò chuyện với trợ lý tự động.
Không đưa vào kho kiến thức những dữ liệu cá nhân nhạy cảm không cần thiết cho việc trả lời (hồ sơ sức khoẻ, thông tin tài chính chi tiết, giấy tờ tuỳ thân…).
Cấu hình quyền cho nhân viên đúng mức cần thiết và thu hồi khi họ nghỉ việc.
Thực hiện các nghĩa vụ của bên kiểm soát dữ liệu theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, bao gồm lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân khi thuộc trường hợp phải lập.

9. Khi có sự cố về dữ liệu

1Chúng tôi khoanh vùng và chặn nguyên nhân trước tiên, để sự cố không lan rộng.
2Thông báo cho khách hàng bị ảnh hưởng bằng email, kèm mô tả phạm vi và loại dữ liệu liên quan.
3Phối hợp cung cấp thông tin để bạn thực hiện nghĩa vụ thông báo với chủ thể dữ liệu và cơ quan có thẩm quyền.
4Gửi báo cáo nguyên nhân gốc và biện pháp ngăn tái diễn sau khi xử lý xong.

Phát hiện lỗ hổng hoặc nghi ngờ rò rỉ, xin báo ngay cho chattudongcskh@gmail.com.

Cần bản phụ lục để ký?

Viết cho chúng tôi qua chattudongcskh@gmail.com kèm yêu cầu cụ thể của bộ phận pháp chế bên bạn. Xem thêm Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản sử dụng.