Bỏ qua, tới nội dung chính

Chuyển cho nhân viên

Bot biết lúc nào nên im và gọi người thật vào

Đây là chỗ chúng tôi làm khác phần lớn nền tảng chatbot: quyết định bàn giao là của chính model, dựa trên việc hiểu tình huống, chứ không phải dò xem khách có gõ đúng chữ trong một danh sách từ khoá hay không.

Chuyện gì xảy ra, theo đúng thứ tự

Từ lúc bot thấy đuối cho tới lúc hội thoại quay lại chế độ tự động.

  1. 1
    Bot nhận ra nó không nên tự xử lý tiếp

    Khách đòi gặp người thật, khách đang bức xúc, câu chuyện vượt ngoài phạm vi bot được phép quyết, hoặc đơn giản là bot không giúp được. Model tự đánh giá tình huống chứ không đối chiếu danh sách từ khoá.

  2. 2
    Bot chốt một câu tử tế rồi bàn giao

    Khách nhận được một câu ngắn báo rằng đang chuyển cho nhân viên hỗ trợ — không bị bỏ lửng giữa chừng, cũng không phải đọc thông báo lỗi kỹ thuật nào.

  3. 3
    Hội thoại chuyển sang trạng thái chờ nhân viên

    Một bản ghi bàn giao được tạo kèm lý do và thời điểm. Trong hộp thư, cuộc này nổi lên với trạng thái đang chờ người — nhân viên nhìn là biết phải vào ngay.

  4. 4
    Bot ngừng hẳn, không chen ngang

    Khách nhắn tiếp thì tin vẫn được lưu đầy đủ vào hội thoại, nhưng bot không trả lời nữa. Đây là điểm quan trọng: không có gì tệ hơn việc bot chèn một câu máy móc vào giữa lúc nhân viên đang xin lỗi khách.

  5. 5
    Nhân viên bấm tiếp quản

    Hội thoại được gán cho đúng người đó, bản ghi bàn giao được đánh dấu đã nhận kèm tên người nhận. Nhân viên đọc lại toàn bộ lịch sử, kể cả các trích dẫn tài liệu mà bot đã dùng, nên không phải hỏi khách lại từ đầu.

  6. 6
    Trả lời tay, gửi thẳng ra đúng kênh khách đang dùng

    Nhân viên gõ trong hộp thư, tin đi ra Zalo, Messenger, Shopee hay widget website tuỳ khách đang ở đâu. Tin do người gửi được ghi rõ là của nhân viên và không tính tiền model.

  7. 7
    Xong việc thì trả lại cho bot, hoặc đóng cuộc

    Trả về cho bot là hội thoại tiếp tục tự động như cũ. Đóng cuộc thì lưu lại thời điểm đóng. Cả hai đều là một nút bấm.

Vì sao không dùng danh sách từ khoá

Câu hỏi này đáng được trả lời tử tế, vì gần như mọi nền tảng khác đều làm theo cách đó.

Vì từ khoá bắt trượt cả hai chiều
Danh sách từ khoá bỏ sót câu "shop làm ăn kiểu gì vậy" — không có chữ nào trong danh sách nhưng rõ ràng cần người thật. Ngược lại nó lại bắt nhầm câu "cho mình xin số nhân viên kinh doanh để đặt sỉ" thành khiếu nại, trong khi đó là một khách hàng tiềm năng đang muốn mua.
Vì tiếng Việt viết mỗi người mỗi kiểu
Khách gõ tắt, sai chính tả, chèn tiếng Anh, viết không dấu. Muốn danh sách từ khoá bao hết là phải viết vài trăm biến thể, rồi vẫn sót. Model đọc hiểu ý, không phụ thuộc bạn gõ thế nào.
Vì ngữ cảnh mới quyết định, không phải một từ
Câu "thôi khỏi" đứng một mình chẳng nói lên gì. Đứng sau ba lượt bot trả lời trượt câu hỏi thì đó là dấu hiệu khách sắp bỏ đi. Model nhìn cả mạch hội thoại; danh sách từ khoá chỉ nhìn được một tin nhắn.
Cách chúng tôi làm
Trợ lý được dạy bằng mô tả tình huống trong chính hướng dẫn của nó, và khi thấy cần bàn giao thì phát ra một tín hiệu điều khiển ở cuối câu trả lời. Hệ thống chỉ làm đúng một việc thuần kỹ thuật: lọc sạch tín hiệu đó trước khi tin tới tay khách. Quyết định là của model, việc cắt chuỗi là của máy — không lẫn lộn hai vai.

Những chi tiết nhỏ nhưng cứu tình huống

Phần lớn sự khó chịu của khách không đến từ việc bot không biết trả lời, mà từ cách bàn giao vụng về.

Khách không bao giờ thấy tín hiệu nội bộ

Kể cả khi câu trả lời đang chảy dần từng chữ và tín hiệu bị cắt ngang giữa hai mẩu, bộ lọc vẫn giữ lại phần đuôi khả nghi cho tới khi chắc chắn. Khách không thấy nửa ký tự lạ nào.

Bot lỗi cũng tự bàn giao

Hết số dư, model quá tải, nhà cung cấp trả lỗi — thay vì để khách nhìn thông báo hỏng, hệ thống mở bàn giao với lý do lỗi trợ lý và đẩy cuộc đó vào hàng chờ nhân viên. Bạn thấy sự cố trong hộp thư, khách thì không.

Nhân viên gõ trả lời là tự tiếp quản

Không cần nhớ bấm nút. Nếu một cuộc còn đang do bot cầm mà nhân viên trả lời tay, hệ thống hiểu ngay là người đã vào và chuyển trạng thái, tránh cảnh bot và người cùng trả lời một lúc.

Lý do bàn giao được lưu lại

Trợ lý chủ động xin, hay bàn giao do lỗi — mỗi bản ghi đều có lý do. Sau một tháng bạn nhìn lại là biết bot đang yếu ở mảng nào để bổ sung tài liệu chỗ đó.

Nhân viên của bạn làm được gì

  • Thấy ngay cuộc nào đang chờ người trong danh sách hội thoại
  • Đọc lại toàn bộ mạch chat, gồm cả câu trả lời bot đã gửi
  • Xem được bot lấy thông tin từ tài liệu nào để không nói ngược lại bot
  • Trả lời tay trên mọi kênh mà không cần mở ứng dụng của nền tảng đó
  • Trả cuộc lại cho bot khi đã giải quyết xong
  • Đóng cuộc khi khách đã hài lòng

Nói cho rõ

Hiện chưa có

  • Chưa có thông báo đẩy hay báo động ra email/Zalo khi có cuộc chờ người — nhân viên cần mở hộp thư để thấy.
  • Chưa tự phân công cuộc chờ cho nhân viên theo ca trực hay theo tải; hiện ai vào trước người đó tiếp quản.
  • Chưa đo thời gian chờ trung bình hay tỉ lệ cuộc phải bàn giao thành báo cáo. Dữ liệu có được ghi lại, phần hiển thị là việc của bước sau.
  • Chưa có ghi chú nội bộ riêng tư giữa các nhân viên trong cùng một cuộc.

Để bot lo phần dễ, người lo phần khó

Đăng ký, nối một kênh và thử làm khó bot xem nó bàn giao đúng lúc không. Đó là bài kiểm tra đáng giá nhất.