Giờ giấc & vị trí
- “Quán mấy giờ mở cửa ạ?”
- “Chủ nhật có mở không?”
- “Quán ở đâu, có chỗ đậu ô tô không?”
- “Mùng 2 Tết quán bán chưa ạ?”
Giải pháp cho nhà hàng, quán ăn & quán cà phê
Giờ cao điểm không ai rảnh để trả lời inbox
Đúng lúc quán đông nhất cũng là lúc khách nhắn nhiều nhất: hỏi còn bàn không, mấy giờ đóng cửa, có chỗ đậu ô tô không. Bạn ở trong bếp hoặc chạy bàn, tin nhắn nằm im tới cuối ca — và khách thì đã ngồi ở quán khác. Bot trả lời ngay những câu đó, còn bạn chỉ nhận phần cần quyết định.
- Phần lớn tin nhắn đến trong khoảng 30 phút trước giờ ăn — đúng lúc không ai cầm điện thoại được.
- Khách hỏi qua fanpage sau khi đọc review, và họ đang mở song song hai ba quán để so. Ai trả lời trước thì được khách.
- Câu hỏi lặp lại gần như y hệt mỗi ngày: giờ mở cửa, giá trung bình, chỗ để xe, có phòng riêng không.
Khách nhắn gì mỗi ngày?
Trước khi dựng bot, hãy nhìn lại hộp thư của bạn. Phần lớn tin nhắn rơi vào vài nhóm lặp đi lặp lại dưới đây — đó chính là phần bot xử lý được ngay từ ngày đầu.
Đặt bàn
- “Tối nay 7 giờ còn bàn cho 6 người không?”
- “Mình đặt bàn cho 4 người thứ 7 nhé”
- “Có phòng riêng cho 12 người không ạ?”
- “Bàn ngoài trời còn chỗ không?”
Món & giá
- “Quán có món gì đặc trưng?”
- “Trung bình một người ăn hết bao nhiêu?”
- “Có món chay không ạ?”
- “Set cho 4 người giá bao nhiêu?”
Tiệc & nhóm đông
- “Mình muốn đặt tiệc sinh nhật 20 người”
- “Có nhận tiệc công ty cuối năm không?”
- “Đặt cọc bao nhiêu ạ?”
- “Mang bánh kem vào có được không?”
Ăn kiêng & trẻ nhỏ
- “Món này có đậu phộng không, bé nhà mình dị ứng”
- “Có ghế ăn cho em bé không?”
- “Món nào không cay cho trẻ con?”
Mang về & giao hàng
- “Có ship không ạ?”
- “Đặt mang về được không?”
- “Quán giao trong bán kính bao nhiêu km?”
- “Thanh toán chuyển khoản được không?”
Nạp gì vào kho kiến thức?
Bot của Chat Tự Động chỉ trả lời dựa trên tài liệu bạn đưa vào và có trích nguồn. Tài liệu càng sát thực tế, bot càng ít phải nói “để em hỏi lại”. Đây là danh sách nên chuẩn bị trước khi bấm nút.
- Menu đầy đủ kèm giá
- Chụp menu hoặc gõ lại thành file. Có mô tả nguyên liệu chính từng món thì bot tư vấn được cho khách ăn chay, dị ứng hoặc không ăn cay.
- Khung giờ mở cửa từng ngày trong tuần
- Nhớ thêm cả lịch nghỉ lễ, Tết và ngày nghỉ cố định. Đây là câu hỏi số một, và trả lời sai một lần là mất khách một lần.
- Sức chứa và bố trí bàn
- Bao nhiêu bàn, bàn lớn nhất mấy người, có phòng riêng không, sức chứa phòng riêng bao nhiêu, khu vực nào ngoài trời. Bot dùng để trả lời sơ bộ trước khi bạn xác nhận.
- Quy trình đặt bàn và đặt tiệc
- Cần đặt trước bao lâu, giữ bàn tối đa bao nhiêu phút, mức cọc cho nhóm đông, chính sách huỷ. Ghi rõ để bot nói đúng thay vì hứa bừa.
- Set menu và combo theo nhóm
- Set cho 2, cho 4, cho 6, thực đơn tiệc. Có bảng giá theo đầu người giúp bot trả lời “khoảng bao nhiêu một người” — câu khách rất hay hỏi.
- Địa chỉ, chỉ đường và chỗ để xe
- Địa chỉ đầy đủ, mốc dễ nhận biết gần đó, gửi xe máy ở đâu, ô tô đậu được không. Nếu có nhiều cơ sở thì ghi từng cơ sở riêng.
Nhiều định dạng: dán link website, tải lên PDF/Word/CSV/văn bản, hoặc gõ tay trong bảng điều khiển. Sửa tài liệu là bot cập nhật theo — xem cách kho kiến thức hoạt động.
Nên nối kênh nào?
Không cần nối hết một lượt. Bắt đầu từ kênh đang nhận nhiều tin nhắn nhất, chạy ổn rồi mở thêm. Mọi kênh đều đổ về cùng một hộp thư nên nhân viên không phải đổi tab.
1
Facebook Messenger
Khách tìm quán qua fanpage, review, ảnh món ăn rồi nhắn thẳng vào inbox. Đây là nơi phát sinh nhiều tin nhắn nhất với ngành ăn uống.
2
Zalo OA
Hợp để xác nhận đặt bàn và nhắc lịch trước giờ hẹn, vì khách đọc Zalo gần như chắc chắn. Cũng là kênh gửi thực đơn tiệc cho khách xem lại.
3
Website
Nhúng bong bóng chat trên trang menu và trang đặt bàn. Người đang xem giá món hỏi được ngay mà không phải mở app khác.
Xem toàn bộ kênh kết nối được — Website, Facebook Messenger, Instagram DM, Zalo OA, WhatsApp, Telegram, Shopee, TikTok Shop.
Bot trả lời trông như thế nào?
Vài đoạn mẫu để bạn hình dung giọng văn và mức chi tiết. Giọng điệu chỉnh được — thân mật hay trang trọng tuỳ tệp khách của bạn.
quán mở tới mấy giờ vậy shop
Dạ quán mở cửa 10h00 – 22h00 các ngày trong tuần, riêng thứ 7 và chủ nhật bên em phục vụ tới 22h30 ạ. Bếp nhận gọi món tới trước giờ đóng cửa 30 phút. Anh/chị định ghé khoảng mấy giờ để em xem tình hình bàn giúp ạ?
Tối thứ 7 mình đi 6 người, có bàn không?
Dạ tối thứ 7 quán khá đông nên anh/chị đặt trước giúp em nhé. Bàn 6 người bên em có ở khu trong nhà và khu ngoài trời. Anh/chị cho em xin giờ dự kiến, tên và số điện thoại, em ghi nhận và báo lại xác nhận trong ít phút ạ. Bên em giữ bàn tối đa 15 phút kể từ giờ hẹn.
Bé nhà mình dị ứng hải sản, quán có món nào phù hợp không ạ
Dạ có ạ. Các món không dùng hải sản bên em gồm gà nướng muối ớt, sườn ram mặn, canh chua chay, rau củ xào tỏi và cơm chiên trứng. Lưu ý nhỏ là nước mắm chấm bên em có thành phần từ cá, nếu bé dị ứng cả cá thì anh/chị báo trước để bếp đổi sang nước tương giúp ạ. Bên em cũng có ghế ăn cho bé.
Mình muốn đặt tiệc tất niên công ty 35 người, có làm được không
Dạ quán em nhận tiệc nhóm đông, phòng riêng lớn nhất chứa 30 khách nên nhóm 35 người bên em sẽ bố trí thêm khu vực liền kề ạ. Thực đơn tiệc và mức cọc tuỳ theo set anh/chị chọn. Em xin phép chuyển sang quản lý quán để tư vấn thực đơn và giữ chỗ chính xác cho ngày anh/chị cần nhé.
↳ Tới đây hội thoại tự chuyển sang nhân viên, kèm toàn bộ nội dung khách đã nhắn.
Lúc nào bot phải gọi người thật?
Đây là phần quan trọng nhất với ngành của bạn. Một con bot cố trả lời bằng được câu nó không biết sẽ làm mất khách nhanh hơn là không có bot. Chat Tự Động cho phép khai báo rõ khi nào phải nhường — bot dừng lại, báo nhân viên, và khách thấy ngay là đang nói chuyện với người.
- Chốt đặt tiệc, nhóm đông, hoặc yêu cầu bao trọn không gian — luôn cần người xác nhận lịch thật.
- Khách phàn nàn về món ăn, thái độ phục vụ hay hoá đơn.
- Đổi hoặc huỷ đặt bàn sát giờ.
- Yêu cầu đặc biệt: trang trí sinh nhật, mang rượu ngoài vào, nấu riêng theo khẩu vị.
- Khách hỏi về hợp tác, thuê mặt bằng tổ chức sự kiện, hoặc liên hệ báo chí.
Những gì bot không được tự nói
Ranh giới nên đặt ngay từ đầu, khai báo trong phần hướng dẫn của bot:
- Không tự khẳng định “còn bàn” khi chưa có nhân viên xác nhận — chỉ ghi nhận yêu cầu và hẹn báo lại.
- Không cam kết món ăn hoàn toàn không chứa chất gây dị ứng; nhắc khách báo trước để bếp xử lý.
- Không tự quyết giảm giá, tặng món hay miễn phí cọc.
- Không hứa thời gian ra món hoặc thời gian giao hàng chính xác vào giờ cao điểm.
Triển khai theo thứ tự nào?
- 1
Nạp menu và giờ mở cửa
Chỉ hai tài liệu này đã trả lời được đa số tin nhắn. Làm xong trong buổi sáng là chiều có bot chạy.
- 2
Viết rõ quy trình đặt bàn
Bot cần biết phải hỏi gì: số khách, giờ, tên, số điện thoại. Thiếu bước này bot sẽ trả lời chung chung và bạn vẫn phải nhắn lại từ đầu.
- 3
Bật trên fanpage trước
Facebook Messenger là nơi tin nhắn dồn về nhiều nhất. Chạy một tuần, đọc lại hội thoại xem khách hỏi gì mà bot chưa trả lời được.
- 4
Nối Zalo OA để chăm sóc
Dùng cho xác nhận đặt bàn và nhắc lịch. Khách nhận được tin nhắn nhắc thì tỉ lệ tới đúng hẹn tốt hơn hẳn so với chỉ hẹn miệng.
Câu hỏi thường gặp
- Bot có tự giữ bàn cho khách được không?
- Bot ghi nhận đầy đủ thông tin đặt bàn và báo cho nhân viên, nhưng việc xác nhận còn chỗ nên do người quyết định vì sơ đồ bàn thay đổi liên tục. Nếu quán bạn đã có phần mềm quản lý bàn, đội kỹ thuật có thể nối qua API để bot kiểm tra trực tiếp.
- Quán tôi có nhiều cơ sở thì làm sao?
- Bạn ghi từng cơ sở thành một mục riêng trong kho kiến thức: địa chỉ, giờ mở cửa, sức chứa, chỗ đậu xe. Bot sẽ hỏi lại khách muốn tới cơ sở nào rồi trả lời đúng thông tin của nơi đó.
- Menu đổi theo mùa thì có phải làm lại bot không?
- Không. Bạn chỉ cần cập nhật tài liệu menu trong bảng điều khiển, bot dùng ngay bản mới. Không có bước huấn luyện lại nào cả.
- Khách nước ngoài nhắn tiếng Anh thì sao?
- Bot trả lời theo đúng ngôn ngữ khách dùng, dựa trên chính tài liệu tiếng Việt bạn đã nạp. Với quán ở khu du lịch, bạn nên bổ sung thêm tên món bằng tiếng Anh để bot gọi tên món cho chuẩn.
Giải pháp cho ngành khác
Dựng thử trong buổi chiều nay
Đăng ký là có sẵn credits dùng thử, không cần thẻ ngân hàng. Nạp tài liệu của bạn vào, chat thử, thấy ổn rồi hãy đưa lên kênh thật.