Học phí & ưu đãi
- “Khoá này học phí bao nhiêu ạ?”
- “Đóng theo tháng hay theo khoá?”
- “Hai chị em cùng học có giảm không?”
- “Có trả góp học phí được không?”
Giải pháp cho trung tâm đào tạo, trường tư & lớp học online
Phụ huynh nhắn hỏi học phí lúc 10 giờ tối, sau khi con đã đi ngủ
Người quyết định cho con đi học thường chỉ rảnh vào buổi tối và cuối tuần — đúng lúc văn phòng tuyển sinh đóng cửa. Họ hỏi những câu rất giống nhau: học phí bao nhiêu, khai giảng khi nào, lớp mấy giờ, có học thử không. Bot trả lời ngay và đầy đủ, còn tư vấn viên dành thời gian cho phần thật sự cần con người: chọn lộ trình đúng cho từng đứa trẻ.
- Mùa tuyển sinh, một bài quảng cáo có thể kéo về hàng trăm tin nhắn trong hai ba ngày rồi im ắng vài tuần — rất khó bố trí nhân sự trực.
- Phụ huynh so sánh nhiều trung tâm cùng lúc. Trả lời chậm nửa ngày là họ đã ghi danh chỗ khác.
- Một phần lớn tin nhắn chỉ là hỏi lại thông tin đã có trên website: lịch học, địa chỉ cơ sở, học phí từng khoá.
Khách nhắn gì mỗi ngày?
Trước khi dựng bot, hãy nhìn lại hộp thư của bạn. Phần lớn tin nhắn rơi vào vài nhóm lặp đi lặp lại dưới đây — đó chính là phần bot xử lý được ngay từ ngày đầu.
Lịch học & khai giảng
- “Bao giờ có lớp mới khai giảng?”
- “Lớp học vào những buổi nào trong tuần?”
- “Có lớp buổi tối cho người đi làm không?”
- “Một khoá kéo dài bao lâu ạ?”
Chương trình & lộ trình
- “Con em 8 tuổi thì học lớp nào?”
- “Học xong khoá này lên được trình độ nào?”
- “Có luyện thi IELTS không ạ?”
- “Giáo trình trung tâm dùng là gì?”
Đầu vào & học thử
- “Có test đầu vào không ạ?”
- “Cho con học thử một buổi được không?”
- “Test mất phí không, làm ở đâu?”
- “Mất gốc hoàn toàn có học được không?”
Giáo viên & lớp học
- “Lớp có bao nhiêu học sinh?”
- “Có giáo viên bản ngữ không?”
- “Có báo cáo tình hình học tập cho phụ huynh không?”
- “Học online hay học tại trung tâm?”
Thủ tục & quy định
- “Nhập học cần giấy tờ gì?”
- “Nghỉ dài ngày có bảo lưu được không?”
- “Chuyển lớp khác được không ạ?”
- “Trung tâm có mấy cơ sở, ở đâu?”
Nạp gì vào kho kiến thức?
Bot của Chat Tự Động chỉ trả lời dựa trên tài liệu bạn đưa vào và có trích nguồn. Tài liệu càng sát thực tế, bot càng ít phải nói “để em hỏi lại”. Đây là danh sách nên chuẩn bị trước khi bấm nút.
- Bảng học phí từng khoá
- Học phí theo khoá hoặc theo buổi, số buổi mỗi khoá, các khoản kèm theo như phí giáo trình hay phí ghi danh. Ưu đãi thì ghi rõ điều kiện và hạn áp dụng.
- Lịch khai giảng và thời khoá biểu
- Ngày khai giảng dự kiến từng lớp, các khung giờ đang mở, cơ sở tương ứng. Cập nhật mỗi đợt tuyển sinh, bỏ đi lớp đã đầy.
- Lộ trình và khung trình độ
- Các cấp độ, đầu vào — đầu ra mỗi cấp, thời gian trung bình hoàn thành. Đây là phần giúp bot trả lời câu “con em học tới đâu rồi thì vào lớp nào”.
- Quy định bảo lưu, chuyển lớp, hoàn phí
- Điều kiện và thời hạn cụ thể. Viết đúng như trong nội quy phụ huynh ký, vì đây là nhóm câu hỏi dễ dẫn tới tranh cãi nhất.
- Thông tin giáo viên và mô hình lớp
- Sĩ số tối đa, tỉ lệ giờ học với giáo viên bản ngữ nếu có, bằng cấp và kinh nghiệm chung của đội ngũ, hình thức kiểm tra định kỳ và cách báo kết quả cho phụ huynh.
- Cơ sở vật chất và thủ tục nhập học
- Địa chỉ từng cơ sở, chỗ để xe, khu chờ cho phụ huynh, hồ sơ cần nộp, hình thức thanh toán học phí. Nếu có lớp online thì ghi rõ nền tảng và yêu cầu thiết bị.
Nhiều định dạng: dán link website, tải lên PDF/Word/CSV/văn bản, hoặc gõ tay trong bảng điều khiển. Sửa tài liệu là bot cập nhật theo — xem cách kho kiến thức hoạt động.
Nên nối kênh nào?
Không cần nối hết một lượt. Bắt đầu từ kênh đang nhận nhiều tin nhắn nhất, chạy ổn rồi mở thêm. Mọi kênh đều đổ về cùng một hộp thư nên nhân viên không phải đổi tab.
1
Website
Phụ huynh tra cứu học phí và lịch khai giảng trên trang khoá học trước khi liên hệ. Bong bóng chat ngay tại đó giữ được người đang phân vân, thay vì để họ đóng tab đi tìm nơi khác.
2
Facebook Messenger
Kênh nhận inbox chính từ quảng cáo tuyển sinh và từ các nhóm phụ huynh. Bot trả lời ngay trong lúc họ còn đang quan tâm, kể cả nửa đêm.
3
Zalo OA
Hợp với chăm sóc sau khi ghi danh: nhắc lịch học, thông báo nghỉ lễ, nhắc đóng học phí đợt tới, gửi kết quả kiểm tra. Phụ huynh Việt đọc Zalo nhiều hơn hẳn các kênh khác.
Xem toàn bộ kênh kết nối được — Website, Facebook Messenger, Instagram DM, Zalo OA, WhatsApp, Telegram, Shopee, TikTok Shop.
Bot trả lời trông như thế nào?
Vài đoạn mẫu để bạn hình dung giọng văn và mức chi tiết. Giọng điệu chỉnh được — thân mật hay trang trọng tuỳ tệp khách của bạn.
cho em hỏi học phí khoá tiếng anh giao tiếp bao nhiêu ạ
Dạ khoá Giao tiếp cơ bản bên trung tâm gồm 24 buổi, học phí 4.800.000đ, đã bao gồm giáo trình ạ. Học viên đăng ký trước ngày khai giảng 7 ngày được giảm 10%. Trung tâm nhận đóng học phí một lần hoặc chia hai đợt. Anh/chị đang tìm lớp cho mình hay cho bé, và tiện học buổi tối hay cuối tuần để em gợi ý lớp phù hợp ạ?
Con mình 8 tuổi, mới học ở trường thôi chưa học thêm gì, thì vào lớp nào
Dạ với bé 8 tuổi chưa học thêm bên ngoài, trung tâm thường xếp vào lớp Starters — lộ trình dành cho học sinh tiểu học bắt đầu từ nền tảng, sĩ số tối đa 12 bé, mỗi tuần 2 buổi. Trước khi xếp lớp bên em có buổi kiểm tra đầu vào miễn phí khoảng 30 phút để đánh giá đúng trình độ của bé. Anh/chị muốn em ghi nhận lịch test vào cuối tuần này không ạ?
Bận công tác 1 tháng thì có bảo lưu được không em
Dạ được ạ. Trung tâm cho bảo lưu tối đa 3 tháng, áp dụng khi học viên đã hoàn thành dưới 50% số buổi của khoá và gửi yêu cầu trước ít nhất 3 ngày. Khi quay lại, học viên được xếp vào lớp cùng trình độ ở đợt khai giảng gần nhất, không mất thêm phí. Anh/chị cho em xin tên lớp đang học để em ghi nhận trước giúp ạ.
Con em học lớp 9 năm sau thi chuyên, giờ nên học lộ trình nào cho kịp ạ
Dạ trường hợp của bé cần xem kỹ trình độ hiện tại, mục tiêu trường chuyên cụ thể và quỹ thời gian còn lại thì mới xếp lộ trình đúng được ạ. Em xin phép chuyển sang thầy/cô phụ trách học thuật để tư vấn trực tiếp và sắp lịch kiểm tra đánh giá cho bé. Anh/chị cho em xin khung giờ tiện để bên em liên hệ nhé.
↳ Tới đây hội thoại tự chuyển sang nhân viên, kèm toàn bộ nội dung khách đã nhắn.
Lúc nào bot phải gọi người thật?
Đây là phần quan trọng nhất với ngành của bạn. Một con bot cố trả lời bằng được câu nó không biết sẽ làm mất khách nhanh hơn là không có bot. Chat Tự Động cho phép khai báo rõ khi nào phải nhường — bot dừng lại, báo nhân viên, và khách thấy ngay là đang nói chuyện với người.
- Tư vấn lộ trình riêng cho một học sinh cụ thể, nhất là khi có mục tiêu thi cử rõ ràng.
- Chốt ghi danh, thu học phí, hoặc yêu cầu giữ chỗ lớp sắp đầy.
- Phụ huynh phản ánh về giáo viên, chất lượng lớp học hoặc kết quả học tập của con.
- Yêu cầu hoàn phí, chuyển lớp ngoài quy định, hoặc trường hợp đặc biệt.
- Câu hỏi về học sinh có nhu cầu đặc biệt hoặc cần hỗ trợ riêng.
Những gì bot không được tự nói
Ranh giới nên đặt ngay từ đầu, khai báo trong phần hướng dẫn của bot:
- Không cam kết điểm số, đầu ra chứng chỉ hay tỉ lệ đỗ.
- Không tự giảm học phí hay hứa suất học bổng ngoài chương trình đã công bố.
- Không đánh giá năng lực học sinh khi chưa có bài kiểm tra đầu vào.
- Không tiết lộ thông tin học sinh khác, kể cả khi được hỏi.
- Không tư vấn về sức khoẻ hay tâm lý của trẻ — chuyển cho người phụ trách chuyên môn.
Triển khai theo thứ tự nào?
- 1
Nạp học phí và lịch khai giảng
Hai tài liệu này trả lời phần lớn tin nhắn mùa tuyển sinh. Đặt lịch cập nhật mỗi đợt để bot không báo lớp đã đóng.
- 2
Dạy bot cách hỏi lại phụ huynh
Học cho ai, bao nhiêu tuổi, trình độ hiện tại, mục tiêu, tiện học buổi nào. Có đủ những thông tin này thì tư vấn viên gọi lại là chốt được ngay.
- 3
Bật trên website và fanpage
Đặt widget ở trang khoá học, nối Facebook Messenger cho quảng cáo tuyển sinh. Theo dõi một tuần rồi bổ sung tài liệu cho những câu bot còn lúng túng.
- 4
Dùng Zalo OA cho học viên đang học
Nhắc lịch, thông báo nghỉ, nhắc đóng học phí, trả lời câu hỏi hành chính. Phần này giảm hẳn khối lượng việc cho văn phòng.
Câu hỏi thường gặp
- Bot có thể tự xếp lớp cho học sinh không?
- Bot gợi ý được lớp phù hợp dựa trên tuổi và mô tả trình độ mà phụ huynh cung cấp, nhưng việc xếp lớp chính thức nên đi kèm bài kiểm tra đầu vào và do người phụ trách học thuật quyết định. Bot làm tốt phần thu thập thông tin và hẹn lịch test.
- Trung tâm có nhiều cơ sở, mỗi nơi lịch khác nhau thì sao?
- Bạn tổ chức tài liệu theo từng cơ sở: địa chỉ, lịch khai giảng, khung giờ, học phí nếu khác nhau. Bot hỏi phụ huynh muốn học ở cơ sở nào rồi trả lời đúng thông tin nơi đó.
- Có dùng được cho lớp học online hoặc khoá học doanh nghiệp không?
- Được. Cách làm giống nhau: nạp chương trình, lịch, học phí và quy định. Với khoá đào tạo doanh nghiệp, bot trả lời phần thông tin chung rồi chuyển sang bộ phận phụ trách để báo giá theo quy mô lớp.
- Dữ liệu phụ huynh và học sinh có an toàn không?
- Hội thoại lưu trong hộp thư của trung tâm và xuất ra được bất cứ lúc nào. Bạn chọn được model chạy trên máy chủ đặt tại Việt Nam nếu không muốn dữ liệu ra nước ngoài, hoặc liên hệ chattudongcskh@gmail.com nếu cần trao đổi kỹ hơn về xử lý dữ liệu.
Giải pháp cho ngành khác
Dựng thử trong buổi chiều nay
Đăng ký là có sẵn credits dùng thử, không cần thẻ ngân hàng. Nạp tài liệu của bạn vào, chat thử, thấy ổn rồi hãy đưa lên kênh thật.